Een personeelsfeest is een van de weinige momenten waarop het hele bedrijf samenkomt zonder dat er iets af moet. Maar wie het organiseert, moet wel met veel rekening houden: budget, smaken, ploegendiensten en collega's die liever niet dansen. Met dit stappenplan en deze 10 ideeën maak je een feest dat voor iedereen werkt.
Een personeelsfeest organiseren in 7 stappen
- Bepaal het doel. Wil je een jubileum vieren, collega's bedanken of afdelingen dichter bij elkaar brengen? Het doel helpt bij elke keuze hierna.
- Stel een budget per persoon vast. Reken met locatie, eten, drinken, entertainment en vervoer. Houd een deel apart voor onvoorziene kosten.
- Vorm een klein feestcomité. Twee tot vier collega's uit verschillende afdelingen zien meer dan één organisator.
- Prik een datum. Vraag naar voorkeuren en kijk naar schoolvakanties, drukke periodes in het bedrijf en de planning van collega's met diensten.
- Kies locatie en thema. Boek populaire locaties ruim op tijd, zeker rond december en in de zomer.
- Stel een programma op. Wissel gezamenlijke momenten af met vrije tijd om te praten.
- Communiceer. Stuur een save-the-date, daarna de uitnodiging en vlak voor het feest de praktische informatie.
10 ideeën voor het personeelsfeest
1. Een thema dat iedereen kan volgen
Denk aan Roaring Twenties, Après-ski of Tropical. Kies een thema waarbij een klein accessoire genoeg is, zodat niemand een duur kostuum hoeft te kopen.
2. Photobooth met logo
Een photobooth op het bedrijfsfeest is een ontmoetingsplek voor collega's van verschillende afdelingen. Met de Myselfie kan jullie eigen logo op de foto's, en de gasten halen hun foto via een QR-code direct op hun telefoon.
3. Walking dinner of foodtrucks
Mensen blijven in beweging en spreken vanzelf andere collega's. Dat is een groot voordeel ten opzichte van een vaste tafelschikking.
4. Pubquiz in gemengde teams
Combineer algemene vragen met vragen over het bedrijf. Laat de directie als laatste ronde vragen beantwoorden waarmee het personeel hen mag testen.
5. Bedrijfsprijzen
Reik met een knipoog prijzen uit, zoals "beste koffiezetter" of "snelste reactie in de groepsapp". Collega's kunnen vooraf nomineren.
6. Live muziek of een dj met verzoeknummers
Vraag vooraf naar favoriete nummers en stel daar een afspeellijst mee samen. Zo hoort iedereen iets van zichzelf.
7. Workshop of teamactiviteit vooraf
Begin in de middag met een kookworkshop, escaperoom of sportieve activiteit. Dan heeft iedereen al iets om over te praten als het feest begint.
8. Terugblikfilm
Een korte film met foto's en filmpjes van het afgelopen jaar werkt vooral goed bij een jubileum.
9. Felicitaties op de telefoon
Bij een jubileum of afscheid kunnen collega's met het audiogastenboek Mygreetings een persoonlijke boodschap inspreken. Dat is een cadeau dat lang meegaat.
10. Foto's van collega's verzamelen
Met MyGallery delen gasten hun telefoonfoto's via een QR-code in één galerij. Zo hebben jullie na afloop materiaal voor het intranet of de nieuwsbrief. Vraag wel om toestemming voordat je foto's extern gebruikt.
Zorg dat iedereen zich welkom voelt
- Zorg voor goede alcoholvrije drankjes en eten voor verschillende dieetwensen.
- Maak een rustige plek waar mensen kunnen praten als de muziek harder gaat.
- Denk aan collega's die moeten werken: kunnen zij later aansluiten?
- Regel de terugreis, of spreek af hoe collega's veilig thuiskomen.
Veelgestelde vragen over een personeelsfeest
Hoe ver vooruit moet je een personeelsfeest plannen?
Begin bij een groot feest ongeveer zes maanden vooraf. Voor een kleiner feest is drie maanden vaak genoeg, maar populaire locaties en data kunnen eerder vol zitten.
Wie betaalt een personeelsfeest?
Meestal de werkgever. Vraag je boekhouder hoe de kosten binnen de werkkostenregeling vallen, want dat hangt af van jullie situatie.
Welk moment is het beste voor een personeelsfeest?
Populaire periodes zijn december, januari en de zomer. Een vrijdag is de bekendste keuze, maar een donderdag werkt ook goed en is vaak makkelijker te boeken.
Hoe boek je een photobooth als bedrijf?
Kies bij het boeken voor Bedrijf, vul jullie btw-nummer in en betaal op factuur. Voor meerdere photobooths of data stellen we graag een oplossing samen. Lees meer op de pagina Bedrijfsevent. Organiseer je iets kleiners in december? Bekijk dan onze ideeën voor de kerstborrel.
